„Odzyskamy Twój dług na koszt dłużnika” – ile w tym prawdy?

Slogany reklamowe firm windykacyjnych obiecują odzyskanie należności „na koszt dłużnika”, bez wydatków po stronie wierzyciela. Brzmi kusząco – kto nie chciałby ściągnąć długu, nie płacąc za to ani złotówki? W praktyce jednak hasło windykacji bez kosztów dla wierzyciela to pewne uproszczenie. Poniżej w przystępny sposób wyjaśniamy, co naprawdę kryje się za obietnicą windykacji na koszt dłużnika, jak działają przepisy o rekompensacie 40/70/100 EUR i zwrocie kosztów windykacji w relacjach B2B, oraz na co warto uważać, by marketingowe obietnice nie przysłoniły prawnych realiów.

Reklamy vs. rzeczywistość: windykacja „bez kosztów” oczami marketingu

Wielu przedsiębiorców zetknęło się z reklamami w stylu: „Nie czekaj dłużej na zapłatę – odzyskamy należność na koszt dłużnika!”. Takie slogany sugerują, że jako wierzyciel możesz zlecić odzyskanie długu i w ogóle za to nie zapłacić, bo wszystkim obciążony zostanie dłużnik. Przykładowo jeden z artykułów promujących tę usługę entuzjastycznie zapewnia: „Można skorzystać z opcji windykacji na koszt dłużnika, nie ponosząc żadnych nakładów finansowych”.

Czy to oznacza, że odzyskiwanie należności stało się całkowicie darmowe dla wierzycieli? Mit: Wierzyciel nic nie płaci – wszystkie koszty zawsze pokryje dłużnik. Fakt: Polskie prawo daje możliwość przerzucenia niektórych kosztów windykacji na dłużnika, ale tylko po spełnieniu określonych warunków. Dotyczy to wyłącznie relacji B2B (pomiędzy przedsiębiorcami) i wymaga podjęcia odpowiednich kroków. Żadne koszty nie „przenoszą się” automatycznie tylko dlatego, że istnieje dług. Innymi słowy, wierzyciel musi dysponować podstawą prawną do obciążenia dłużnika kosztami (np. wynikającą z ustawy lub wyroku sądu), często najpierw sam je ponieść (np. opłacić prawnika lub firmę windykacyjną) i dopiero potem dochodzić zwrotu, a na koniec – dłużnik musi mieć z czego te koszty zapłacić. Obietnica windykacji bez kosztów jest więc tylko częściowo prawdziwa. Diabeł tkwi w szczegółach – zanim uwierzymy reklamie, warto zrozumieć, jak to wygląda w świetle przepisów.

Co mówi prawo: rekompensata 40/70/100 EUR za opóźnienie

Polskie prawo przewiduje zryczałtowaną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności – mechanizm, który prawdopodobnie zainspirował chwyt marketingowy „windykacji na koszt dłużnika”. Został on wprowadzony unijną Dyrektywą 2011/7/UE o zwalczaniu opóźnień w płatnościach, implementowaną najpierw w 2013 r. (ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych), a obecnie w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W transakcjach B2B (między przedsiębiorcami) od pierwszego dnia opóźnienia w płatności wierzyciel może doliczyć do długu stałą kwotę rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, bez konieczności wzywania dłużnika do jej zapłaty. Jej wysokość zależy od wartości zaległej płatności, według poniższych progów:

• 40 EUR – gdy wartość niespłaconej należności nie przekracza 5 000 zł,
• 70 EUR – gdy kwota długu jest większa niż 5 000 zł, ale mniejsza niż 50 000 zł,
• 100 EUR – gdy zaległość wynosi 50 000 zł lub więcej.

Co istotne, tę zryczałtowaną rekompensatę wierzyciel otrzymuje niejako automatycznie z tytułu opóźnienia – nie ma obowiązku wykazywania, że faktycznie poniósł jakiekolwiek koszty windykacji w tej wysokości. Innymi słowy, już samo przekroczenie terminu zapłaty przez kontrahenta (w transakcji handlowej B2B) daje nam prawo doliczyć do długu ustawowe 40/70/100 EUR. To jest właśnie mechanizm „windykacji na koszt dłużnika” w pigułce – dłużnik, który nie płaci w terminie, musi liczyć się z dodatkową sankcją finansową na rzecz wierzyciela.

Mit: „Drobna zwłoka to nie powód, by obciążać 40 EUR”.
Fakt: Obecnie sprawa jest przesądzona na korzyść wierzycieli. Trybunał Sprawiedliwości UE (TSUE) w wyroku z 4 maja 2023 r. jasno orzekł, że sąd krajowy nie może odmówić ani ograniczyć zasądzenia stałej kwoty rekompensaty na podstawie ogólnych norm prawa krajowego – nawet jeśli opóźnienie było minimalne, a kwota faktury niższa od tej rekompensaty. Mówiąc prościej: 40/70/100 EUR należy się wierzycielowi za każdy przypadek opóźnienia, o ile spełnione są ustawowe warunki transakcji handlowej. Nie ma znaczenia, czy kontrahent spóźnił się jeden dzień czy miesiąc, ani czy faktura opiewała na 100 zł czy 100 000 zł – ta kwota to przewidziana prawem sankcja za nieterminową płatność. TSUE podkreślił, że celem tych przepisów jest zdyscyplinowanie płatników i ochrona przede wszystkim małych firm przed zatorami płatniczymi.

Uwaga: Rekompensata w EUR dotyczy tylko transakcji między przedsiębiorcami (tzw. transakcje handlowe). Nie stosuje się jej np. do konsumentów. Jeśli Twój dłużnik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności, nie możesz obciążyć go ryczałtem 40/70/100 EUR – musisz radzić sobie innymi metodami. Ustawa definiuje transakcję handlową m.in. jako umowę odpłatną na dostawę towaru lub usługi, zawartą między podmiotami gospodarczymi.

Uzasadnione koszty windykacji – mechanizm pozwalający odzyskać więcej niż ryczałt, jeśli faktycznie poniesione wydatki są wyższe. Na grafice obok przedstawiono warunki zastosowania tej instytucji: wierzyciel musi najpierw spełnić swoje świadczenie (dostarczyć towar/usługę) i nie otrzymać zapłaty w terminie, a także podjąć choć minimalne działania windykacyjne (np. wysłać wezwanie do zapłaty). W takiej sytuacji prawo pozwala domagać się od dłużnika nie tylko ustawowych 40/70/100 EUR, ale również zwrotu nadwyżki kosztów windykacji – oczywiście w rozsądnej wysokości i po odpowiednim udokumentowaniu.

Uzasadnione koszty windykacji – kiedy można odzyskać więcej?

Skoro 40–100 EUR to tylko ryczałt, pojawia się pytanie: co jeśli faktyczne koszty windykacji były wyższe? Przykładowo, zleciłeś firmie windykacyjnej odzyskanie długu i zapłaciłeś prowizję 2 000 zł – czy możesz żądać od dłużnika zwrotu całej tej kwoty, a nie tylko ustawowych 40/70/100 EUR? Polskie przepisy przewidują taką możliwość, ale pod pewnymi warunkami. Po pierwsze, dotyczy to nadwyżki kosztów ponad ryczałt – najpierw należy się ustawowa rekompensata w euro, a dopiero jeśli Twoje wydatki były wyższe, możesz domagać się od dłużnika uzupełnienia różnicy. Podstawę prawną stanowi tu art. 10 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, który stanowi, że wierzycielowi przysługuje także zwrot poniesionych kosztów odzyskiwania należności w uzasadnionej wysokości przewyższających te 40/70/100 EUR.

Co kryje się pod pojęciem „uzasadnionej wysokości”? W uproszczeniu – tyle, ile rzeczywiście i racjonalnie musiałeś wydać, żeby odzyskać dług. W przeciwieństwie do zryczałtowanej rekompensaty, tutaj trzeba już wykazać konkretne wydatki i ich związek z windykacją. W grę wchodzą np. faktury za usługi prawnika lub firmy windykacyjnej (prowizje success fee, koszty wysyłki wezwań, opłaty za raporty gospodarcze itp.). Warunkiem zwrotu jest jednak udowodnienie, że poniosłeś te koszty celowo i były one racjonalne.

Na przykład, jeżeli zapłaciłeś prawnikowi 5 000 zł za obsługę stosunkowo prostego długu 10 000 zł, może pojawić się pytanie, czy była to kwota konieczna i typowa na rynku. Sąd może uznać, że uzasadnionebyłoby np. 2 000 zł – i tylko taką kwotę zasądzi od dłużnika.

W orzecznictwie potwierdzono, że do zwrotu kwalifikują się przede wszystkim koszty zewnętrznewierzyciela, czyli np. wynagrodzenie prowizyjne firmy windykacyjnej lub honorarium prawnika – o ile mieszczą się w granicach rozsądku. Ważne jest zatem skrupulatne zbieranie dowodów: umów, faktur, potwierdzeń zapłaty – tak, aby móc udokumentować każdą złotówkę wydaną na walkę o dług.

Trzeba się też liczyć z tym, że odzyskanie kwot przekraczających ryczałt może wymagać procesu sądowego, gdzie to Ty – wierzyciel – będziesz musiał przekonać sąd co do zasadności poniesionych wydatków. Automatyzmu tu nie ma: jeśli dłużnik dobrowolnie nie chce pokryć dodatkowych kosztów, najpewniej konieczne będzie dochodzenie ich na drodze pozwu o odszkodowanie. Innymi słowy, obietnica, że „wszystkie koszty windykacji zapłaci dłużnik”, sprawdzi się tylko wtedy, gdy faktycznie podejmiesz formalne kroki i wygrasz spór o te kwoty lub gdy dłużnik sam uzna roszczenie.

Ograniczenia i pułapki – o czym warto pamiętać?

Hasło windykacji „na koszt dłużnika” nabiera realnych kształtów dopiero po spełnieniu szeregu warunków. Poniżej krótka checklista kluczowych kwestii, które należy mieć na uwadze, planując odzyskać dług „bez kosztów”:

• Tylko transakcje B2B: Upewnij się, że masz do czynienia z transakcją handlową między przedsiębiorcami. Konsumenta (osoby prywatnej) nie obciążysz ani ryczałtem 40 EUR, ani innymi kosztami na tej podstawie – takie próby byłyby sprzeczne z przepisami chroniącymi konsumentów.
• Konieczność wcześniejszego wyłożenia kosztów: Wierzyciel ma prawo do rekompensaty za koszty dochodzenia należności, ale aby żądać ich zwrotu, musi najpierw je ponieść. Działa to podobnie jak w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym. Przykładowo, jeśli kierujesz sprawę do sądu, musisz opłacić pozew (5% wartości przedmiotu sporu) i z góry pokryć ewentualne koszty prawnika – dopiero po wygranej te wydatki zostaną zasądzone od dłużnika. Podobnie jest z kosztami egzekucji komorniczej – co do zasady płaci je dłużnik, ale inicjując egzekucję wierzyciel zazwyczaj musi najpierw uiścić zaliczkę komornikowi. Gdyby egzekucja okazała się bezskuteczna (dłużnik nie ma majątku), wierzyciel może nie odzyskać ani długu, ani wyłożonych zaliczek. Innymi słowy, prawo do zwrotu kosztów nie gwarantuje ich faktycznej ściągalności – ryzyko niewypłacalności dłużnika wciąż istnieje.
• Brak automatyzmu – potrzebne działania wierzyciela: Samo istnienie przepisu to za mało – trzeba z niego skorzystać w praktyce. Jeśli chcesz obciążyć dłużnika ryczałtem 40/70/100 EUR, wystaw tzw. notę księgową (obciążeniową) na tę kwotę i wyślij ją dłużnikowi, informując go o podstawie prawnej (ustawa o przeciwdziałaniu opóźnieniom). Gdy korzystasz z firmy windykacyjnej, zadbaj o właściwą umowę – taką, która dokładnie opisuje czynności objęte wynagrodzeniem. Przepisy pozwalają na przeniesienie kosztów na dłużnika, ale nie jest to uprawnienie automatyczne – warunki muszą wynikać z umowy i ustawy. Jeśli dojdzie do sporu sądowego, pamiętaj, by w pozwie lub wniosku domagać się zwrotu konkretnych kosztów za realne działania, szczegółowo opisanych wraz z uzasadnieniem ich celowości. Zaniedbanie takich formalności może sprawić, że mimo istnienia prawa nie otrzymasz zwrotu wydatków.
• Granice „na koszt dłużnika”: Miej świadomość, że nawet w biznesie nie przerzucisz na dłużnika wszystkiego. Przepisy mówią o kosztach celowych i uzasadnionych. Jeśli więc np. poświęciłeś 50 godzin własnej pracy na telefony i maile do dłużnika, niestety wartości swojej pracy nie doliczysz do długu – ustawowa rekompensata 40/70/100 EUR z założenia pokrywa te wewnętrzne koszty administracyjne. Dłużnik nie sfinansuje też Twoich niepotrzebnych wydatków: wysłanie pięciu wezwań kurierem za potwierdzeniem odbioru, gdy wystarczyłby jeden list polecony, może zostać uznane za działanie ponad potrzebę. Zawsze zastanów się, czy dany koszt rzeczywiście wynika z procesu odzyskiwania należności i czy był racjonalny. W razie sporu to na Tobie będzie spoczywał obowiązek wykazania, że wydatek był uzasadniony.
• Wsparcie profesjonalistów: Choć hasła marketingowe sugerują prostotę („zero formalności, my zrobimy resztę”), rzeczywistość bywa złożona. Warto rozważyć skorzystanie z pomocy doświadczonej kancelarii prawnej lub renomowanej firmy windykacyjnej. Specjaliści pomogą właściwie sporządzić umowę o windykację, zadbają o dokumentację i dopilnują procedur, dzięki czemu zwiększysz szanse, że dłużnik faktycznie pokryje maksymalnie możliwe koszty. Dobry prawnik lub firma nie tylko przeprowadzi cały proces sprawnie, ale też doradzi, czy i kiedy opłaca się dochodzić drobnych kwot. Czasem rezygnacja z części roszczeń (np. z odsetek czy kosztów ubocznych) może być bardziej opłacalna, jeśli dłużnik dzięki temu szybko zapłaci należność główną.

Reklama może przyciągać – ale później musi edukować

Nie ma nic złego w tym, że firmy windykacyjne i kancelarie starają się przyciągnąć klientów chwytliwym hasłem. Marketing – także usług prawnych – rządzi się swoimi prawami. Hasło typu „windykacja na koszt dłużnika” może spełniać swoją rolę: zainteresować, skłonić do kontaktu, zasygnalizować istnienie określonego mechanizmu prawnego.

Problem zaczyna się tam, gdzie komunikacja zatrzymuje się na etapie sloganu – bez rzetelnego wytłumaczenia, co naprawdę kryje się za tym mechanizmem, jakie są warunki jego zastosowania i jakie ryzyka ponosi wierzyciel.

Z mojego doświadczenia wynika, że wiele osób trafiających na tego typu reklamy:

• nie wie, że ten model dotyczy wyłącznie transakcji B2B (między firmami);
• nie zdaje sobie sprawy, że koszty (np. sądowe czy komornicze) zwykle trzeba najpierw wyłożyć z własnej kieszeni, a dopiero potem można je odzyskać;
• nie ma świadomości, że wszystko zależy od skuteczności egzekucji – czyli od tego, czy dłużnik w ogóle ma z czego zapłacić.

Dlatego uczciwa i profesjonalna komunikacja z klientem powinna przebiegać dwutorowo:

1. Hasło reklamowe – może być skrótem myślowym, przyciągać uwagę i opierać się na pewnym uproszczeniu (to naturalne w reklamie).
2. Etap informacyjny – tu potrzebna jest już pełna precyzja. Klient powinien wiedzieć, na czym polega cały proces, jakie są realne możliwości odzyskania pieniędzy, jakie opłaty go czekają i w jakich sytuacjach może nie odzyskać wszystkiego.

Reklama i rzetelność nie muszą się wykluczać. Dobre hasło może otworzyć rozmowę – ale to właśnie treść tej rozmowy buduje zaufanie. A zaufanie jest kluczowe w relacjach między wierzycielem a jego pełnomocnikiem czy windykatorem.

Podsumowanie – obietnica vs. rzeczywistość

Windykacja na koszt dłużnika to realna możliwość, ale nie cudowny sposób na natychmiastowe i bezwysiłkowe odzyskanie pieniędzy. Marketingowe obietnice upraszczają temat. Rzeczywiście, dłużnik może zostać obciążony kosztami dochodzenia należności – od ustawowej rekompensaty 40/70/100 EUR po uzasadnione wydatki windykacyjne – jednak żeby tak się stało, wierzyciel musi działać aktywnie i spełnić wymogi prawa. W praktyce wierzyciel często ponosi na starcie pewne koszty i zawsze istnieje ryzyko, że dłużnik okaże się niewypłacalny. Z kolei dłużnik, świadom grożących mu dodatkowych opłat, może szybciej uregulować dług – ale to nie gwarancja sukcesu w każdej sprawie.

Z punktu widzenia wierzyciela, warto traktować tę instytucję jako bat na niesolidnych kontrahentów, lecz zarazem podchodzić do niej z rozsądkiem. Mit absolutnie bezkosztowej windykacji został obalony – pewne koszty i ryzyka zawsze pozostają po stronie wierzyciela, przynajmniej do czasu aż dłużnik faktycznie pokryje należność wraz z dodatkowymi opłatami. Niemniej znajomość swoich praw (jak choćby automatyczne 40 EUR za opóźnienie) z pewnością wzmacnia pozycję negocjacyjną firmy czekającej na zapłatę.

Na koniec warto zadać sobie pytanie: czy windykacja „na koszt dłużnika” to faktycznie rozwiązanie idealne? A może ktoś z Was – przedsiębiorców – korzystał z takiej opcji w praktyce? Podzielcie się proszę swoimi doświadczeniami: czy obciążenie dłużnika kosztami pomogło Wam odzyskać pieniądze, czy były z tym trudności? Taka dyskusja może pomóc innym ocenić, na ile marketingowe hasła pokrywają się z rzeczywistością. Zachęcam do komentowania!

Stan prawny na dzień 17 lipca 2025 r. Artykuł opiera się na przepisach ustawy z dnia 8 marca 2013 r. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1790) oraz orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości UE i sądów polskich aktualnym na datę publikacji.

Bartosz Frankowski

Prawnik / Doradca restrukturyzacyjny